OpenOffice.org Writer

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Einleitung

OpenOffice.org ist eine freies, open-source Office-Paket, oft verglichen mit Microsoft (MS) Office. Einige Agenturen (einschließlich dem gesamten Staat Massachusetts), Institutionen und Privatpersonen nutzen OpenOffice.org, als ihr primäres Office-Paket. Obwohl es nicht so bekannt ist, wie Microsoft Office, bietet es fast alle Funktionen, die ihr durchschnittlicher Nutzer in einem Office-Paket nutzen wird und sogar eine Features, die es in Microsoft Office nicht gibt. Für diejenigen unter ihnen, die mit Microsoft Office vertraut sind, sollte die folgende Tabelle zur Klärung der Ähnlichkeiten zwischen MS Office und OOo helfen:

Funktion OpenOffice.org
Anwendung
Vergleichbare Microsoft
Office Anwendung
Tectverarbeitungssystem Writer Word
Präsentation Impress PowerPoint
Kalkulationstabelle Calc Excel
Datenbank Base Access
Equation creator Math Equation editor
Graphik-Editor Draw None
Hinweis

Obwohl es oft Open Office, oder OpenOffice genannt wird, wird der wahre Name “OpenOffice.org,” normalerweise mit OOo abgekürzt.

Erhöhung der Barrierefreiheit von Dokumenten im OOo Writer

Egal ob auf Dokumente im Writer zugegriffen wird, oder sie in ein allgemeineres Format exportiert werden, es gibt einige Dinge die Sie tun können, um die grundlegende Zugänglichkeit von Dokumenten im OOo Writer zu erhöhen.

Überschriften

Eines der besten Dinge die Sie tun können, um die Barrierefreiheit eines Dokumentes zu erhöhen, ist echte Überschriften zu verwenden. Überschriften erstellen logische Unterteilungen, welche das Dokument leichter zu verstehen machen. Dies kann ein Dokument zugänglicher für Menschen mit kognitiven Behinderungen machen.

Echte Überschriften und Unterüberschriften (Überschrift 1, 2, 3, etc.) sind mehr als nur fette, vergrößerte oder zentrierte Texte. Ein Weg, Überschriften hinzuzufügen, ist das Formatvorlagen- und Formatierungspanel. Öffnen Sie das Panel, indem Sie Format > Formatvorlagen und Formatierungen auswählen oder durch Drücken von F11.

  • Standardmäßig werden Überschriften als größerer, fetter Text angezeigt. Dies macht es für alle Nutzer klar.
  • Screenreader-Nutzer sollten in der Lage sein, durch ein Dokument anhand der Überschriften zu navigieren. Der Wert der Navigation durch Überschriften kann nicht heruntergespielt werden.
  • Änderungen an der Darstellung einer Überschrift über das Formatvorlagen- und Formatierungs-panel, werden an jeder Überschrift des Dokumentes durchgeführt. Dies ist normalerweise ein einfacher Weg, um die Optik des Dokuments zu kontrollieren.

Screenshot vom Formatvorlagen- und Formatierungspanel

Sie können den Text auch markieren und die gewünschte Überschrift von der Dropdown-Liste aus der Menüleiste auswählen.

Screenshot der Dropdownliste, die genutzt werden kann, um die Formatierung zu ändern.Überschrift 1 ist ausgewählt

Es gibt einen noch einfacheren Weg eine 1., 2., oder 3. Ebene-Überschrift zu erstellen. Markieren Sie den gewünschten Text und wählen Sie Strg + 1, 2, or 3.

Listen

Viele Dokumente, besonders Dokumente im Web, enthalten Listen. Sie sind ein wertvoller Weg, um Inhalte zu organisieren. Um eine geordnete, oder ungeordnete Liste zu erhalten, wählen Sie Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen… oder klicken Sie auf eines der entsprechenden Icons in der Menüleiste.

Geordnete Listen und ungeordnete Listen Knopf auf der Menüleiste

Tabellenüberschriften

Stellen Sie sicher, dass Datentabellen richtige Überschriften haben. Standardmäßig wird beim Erstellen einer Tabelle die erste Reihe von Zellen als Überschriften markiert. Es gibt einige Wege, um zusätzliche Überschriften hinzuzufügen. Der einfachste Weg dafür ist, die Tabellenzellen auszuwählen, welche Überschriften sein sollen (Strg + Klick ist eine Möglichkeit). Öffnen Sie das Formatvorlagen- und Formatierungs-panel, und ändern Sie den Stil von Tabelleninhalt zu Tabellenüberschrift.

Wichtig

Überschriften werden nicht immer korrekt zu HTML und PDF exportiert. Stellen Sie sicher, dass exportierte Tabellen korrekte Überschriften enthalten.

Formatvorlagen- und Formatierungspanel, Tabellenüberschrift ist ausgewählt

Bilder

So wie im Web, sollten Bilder Alternativtext haben. Um alternative Texte zu einem Bild hinzuzufügen, machen Sie einen Rechtsklick auf das Bild (Strg + Klick auf Mac) und wählen Sie Bild (oder Doppelklick auf das Bild, oder wählen Sie Format > Bild aus der Menüleiste).

Screenshot der die Dialgbox zeigt, die bei einem Rechtsklick auf das Bild erscheint

Dann wählen Sie die Registerkarte Optionen und fügen Sie die Beschreibung in das Feld mit der Überschrift Alternative (nur Text) ein.

Screenshot der Dialogbox, die benutzt wird, um Alternativtext einzufügen

In andere Formate Exportieren

OpenOffice.org speichert Dateien im OpenDocument-Format oder ODF. Die Erweiterung für Dateien, die im OOo Writer erstellt wurden, ist ODT (OpenDocument Text). In diesem Artikel werden die Dateien, die im OOo Writer erstellt wurden, als ODT-Dateien oder Writer-Dateien bezeichnet.

Obwohl OOo schnell zu einer beliebten Anwendung geworden ist, ist es noch kein weit verbreitetes Format, wenn es mit dem Microsoft Word DOC-Format oder anderen Formaten wie HTML oder PDF, verglichen wird. Aus diesem Grund werden Sie sich wahrscheinlich selber dabei erwischen, ODT-Dateien in einem anderen Format zu speichern. Abgesehen von ein paar Ausnahmen, können Sie normalerweise ODT-Dateien in andere Formate exportieren und die Informationen bewahren, die die Datei zugänglicher macht.

Obwohl ein Writer-Dokument in einigen verschiedenen Formaten gespeichert werden kann, gibt es drei sehr gängige Formate, die in diesem Abschnitt angesprochen werden:

  1. DOC (Microsoft Word document)
  2. PDF (Portable Document Format)
  3. HTML (Hypertext Mark-up Language)

Jedes Mal, wenn Sie eine Datei in ein anderes Format konvertieren, ist es empfehlenswert, dass Sie sicherstellen, dass die Barrierefreiheits-Features, wie der Alternativtext für Bilder und Überschriften für Tabellen, intakt bleiben.

DOC

Das Microsoft Word DOC Format, ist aktuell der de facto -Standard für die Dokumentenerstellung. Wenn Sie den OOo Writer nutzen, werden Sie sehr wahrscheinlich gelegentlich Dokumente in diesem Format speichern müssen. Dies kann einfach erreicht werden, indem Sie Datei > Speichern unter > und dann Microsoft Word 97/2000/XP aus der Dropdown-Liste mit dem Titel Speichern als Typ auswählen. Es gibt andere MS Word-Formate, aber dies ist wahrscheinlich das zuverlässigste. Das Aussehen des Dokuments kann sich verändern, wenn es in einem anderen Format gespeichert wird, aber die Struktur des Dokuments sollte im Grunde noch die gleiche sein.

Hinweis

Der OOo Writer kann die meisten MS Office Dokumente leicht öffnen und bearbeiten. Sie können auch das Standardverhalten vom Writer verändern, damit es alle ihre Dateien im DOC-Format speichert. Um dies zu tun, wählen Sie Extras > Optionen > Laden/Speichern > Allgemein > und wählen Sie Microsoft Word 97/2000/XP aus der immer speichern unter Dropdown-Liste.

PDF

Microsoft Office und Adobe-Tools sind die einzigen Programme, die ein Dokument sauber exportieren, das als PDF getaggt ist und das nur, wenn Sie Adobe Acrobat besitzen. OOo hat nun die Möglichkeit, ein Dokument, das als PDF getaggt ist, zu exportieren. Dies ist eine aufregende Entwicklung, weil es eines der wenigen kostenlosen Tools ist, das benutzt werden kann, um getaggte PDF Dokumente zu erstellen und es macht einen sehr guten Job.

Um als getaggtes PDF zu speichern, wählen Sie Datei > Exportieren als PDF, geben Sie den Namen der PDF-Datei ein und wählen Sie aus, wo Sie es speichern möchten. Wählen Sie speichern und ein zweites Fenster mit dem Titel PDF Optionen sollte sich öffnen.

Screenshot von der Dialogbox der PDF-Optionen. Die Checkbox mit dem Titel PDF ist hervorgehoben

Es gibt mehrere Optionen, die Sie vielleicht ändern wollen, aber die einzige, die die Barrierefreiheit betrifft, ist das Kontrollkästchen mit dem Titel Tagged PDF. Dies MUSS aktiviert sein, damit die Datei so zugänglich wie möglich ist. Obwohl diese Option standardmäßig nicht aktiviert ist, bleibt sie ausgewählt, wenn Sie diese das erste Mal ausgewählt haben.

Wichtig

Es gibt ein Symbol mit der Bezeichnung PDF auf der Menüleiste (Screenshot vom PDF Icon)), welches es ihnen erlaubt, eine Datei als PDF zu speichern, ohne das Optionsfenster zu öffnen. Sie müssen sicherstellen, dass Tagged PDF in dem Dialogfeld der PDF Optionen aktiviert ist, bevor Sie dieses Symbol auswählen, sonst werden ihre Dateien nicht als getaggte PDF-Dateien gespeichert.

Natürlich wird Adobe Acrobat Professional noch immer benötigt, wenn Sie ein PDF mit Tags ändern möchten und es ist nicht immer möglich, eine korrekt getaggte PDF zu erstellen, wenn Sie nur einen Writer nutzen. Zum Beispiel, bei Dokumenten mit komplexen Tabellen oder Formularen oder mit einem Multi-Spalten-Layout, könnte es notwendig sein, dass die Tag-Kennzeichnung in Acrobat Pro abgeschlossen wird.

Zusammenfassend ist es möglich, ein ODT-Dokument in eine ordnungsgemäß getaggte PDF zu konvertieren, wenn Sie das Folgende bestätigen können.

  • Das ODT-Dokument wurde passend getaggt.
  • Das Dokument wurde mit dem OOo Writer zu PDF exportiert.
  • Doe Tagged PDF-Option ist ausgewählt.
  • Die PDF ist korrekt getaggt (dies benötigt möglicherweise Acrobat Professiona).

Weitere Informationen für die Barrierefreiheit von PDFs

HTML

Es ist möglich, eine ODT-Datei als HTML zu speichern, aber die resultierende Datei kann sperrig sein und eine große Menge von unnötigen Formatierungen enthalten. Das liegt an dem Versuch, die HTML-Datei so gut wie möglich wie das originale Dokument aussehen zu lassen. Im Writer können Sie entweder eine Datei als HTML 4 Transitional speichern, oder als XTHML 1 Strict exportieren. XHTML ist der Nachfolger von HTML und eine Datei als XHTML zu speichern ist fast immer besser, wenn Sie die Möglichkeit in ihrem Programm haben. Leider ist dies nicht unbedingt der Fall im Writer.

Sowohl die HTML-, wie auch die XHTML-Dateien, die im Writer erstellt wurden, sind problematisch und es ist schwierig ein Format über dem anderen zu empfehlen, aber die HTML-Datei, die im Writer erstellt wurde ist (wenn sie aufgeräumt ist) in der Regel leichter zugänglich, als die XHTML-Datei.

Speichern als HTML

Die HTML-Datei, die im Writer erstellt wurde, ist nicht gültig und nutzt unnötige Designs, aber sie ist klarer strukturiert und deutlich kleiner als die XHTML-Datei, aus diesen Gründen ist es wahrscheinlich das wünschenswertere HTML-Dateiformat. Um die Datei als HTML zu speichern, wählen Sie Datei > Speichern als > wählen Sie HTML Dokument unter Speichern als Dateityp. Die Datei wird als HTML 4 Transitional gespeichert. Sobald die Datei gespeichert ist, seien Sie bereit, die Datei umfangreich zu bereinigen. Sehen Sie unten für weitere Informationen über die Reinigung.

Exportieren zu XHTML

Die XHTML-Datei, die im Writer erstellt wurde, ist XHTML 1 Strict gültig, aber es ist im Grunde ein großer Block von unorganisiertem Text, der mit unnötigen Designs gefüllt ist. Dateien, die zu XHTML exportiert ist, sind nicht immer richtig markiert (z.B. Tabellenüberschriften sind nicht als Überschriften exportiert). Deshalb ist es in der Regel besser, eine Datei als HTML anstatt als XHTML zu speichern. Um ein Dokument zu XHTML zu exportieren, wählen Sie Datei > Exportieren > und dann wählen Sie XHTML unter Dateiformat.

Bereinigen Sie HTML und überprüfen Sie die Barrierefreiheit

Egal ob Sie entscheiden, ihre ODT-Datei als HTML zu speichern oder als XHTML zu exportieren, es gibt manche Schritte, die ergriffen werden müssen, bevor HTML sauber und zugänglich ist.

  • Sie können damit Beginnen, ihre Datei durch ein Dienstprogramm wie HTML Tidy laufen zu lassen. Speichern Sie als XHTML und versuchen Sie das Tool so weit zu bekommen, dass es so viele unnötige Tags und Formatierungen wie möglich löscht.
  • Machen Sie die Datei so kompakt wie möglich. Entfernen Sie alle unnötigen Formatierungen, Zeilenumbrüche usw.
  • Entfernen Sie das unnötige Markup. Die meisten HTML Editoren können ihnen bei diesem Prozess helfen. Wenn Sie mit HTML vertraut sind, können Sie das auch selber machen. Hier sind einige (aber nicht alle) Änderungen, die gemacht werden sollen.
    • Entfernen Sie unnötigen ID-, Klassen- und Typattribute (fast alle von diesen sind nicht erforderlich).
    • Entfernen Sie Schriftarten-Tags.
    • Entfernen Sie Formatierungen im <head>-Tag.
    • Stellen Sie sicher, dass <th>-Tags alle ein Rahmenattribut haben.
    • Entfernen Sie <p>-Tags, die innerhalb <th> und <td>-Tags verschachtelt sind.
  • Stellen Sie sicher, dass die HTML-Datei zugänglich ist. Sie werden Datentabellen und Formularelemente doppelt checken wollen, da diese nicht immer korrekt gespeichert werden.

Mac und Barrierefreiheit

Auf einem PC sind die meisten Features für die Barrierefreiheit in MS Word und OOo Writer sehr ähnlich. Aber auf einem Mac gibt es ein paar sehr wichtige Features für die Barrierefreiheit im Writer, die es in Word nicht gibt (Das auffälligste Feature, das auf einem Mac in Word fehlt, ist wahrscheinlich die Möglichkeit, Alternativtexte zu Bildern hinzuzufügen). Mit anderen Worten hat OOo für den Mac das Potential, Dokumente zu erstellen, die zugänglicher sind, als die Dokumente, die in MS Office für Mac erstellt wurden.

Fazit

Es gab Gruppen, die ihre Besorgnis über die Barrierefreiheit von OOo Writer vs. Microsoft Office geäußert haben. Während es einige Besorgnis über die Barrierefreiheit vom Writer in Bezug auf die Zugänglichkeit von Dokumenten, als eine Anwendung geben kann, scheint es, dass der OOo Writer und Microsoft Word fast dieselben Fähigkeiten und Grenzen haben. Es gibt ein paar Stellen, an denen die eine Anwendung etwas besser zu sein scheint, als die andere; zum Beispiel scheint der Writer Tabellen besser im Griff zu haben, aber wahrscheinlich es ist einfacher, ein Word-Dokument in eine saubere HTML zu konvertieren. Insgesamt ist die Zugänglichkeit also zwischen den beiden sehr ähnlich.